Entschädigungen, Spesen und Löhne

Finanziellen Entschädigungen an Vorstands- oder Vereinsmitglieder, Spesen oder Löhnen und Vergütungen

mit Lohncharakter, welche eine bestimme Höhe überschreiten, ist eine hohe Aufmerksamkeit zu

schenken. Oftmals unterliegen solche Zahlungen steuerlichen Vorgaben, es müssen Abgaben für Sozialversicherungen (AHV/IV/EO/ALV) entrichtet werden, Unfallversicherungen abgeschlossen und eventuell sogar die berufliche Vorsorge geregelt werden.

 

Entschädigungen und Spesen des Vorstandes

Die Frage der finanziellen Vergütungen an Vorstandsmitglieder führt immer wieder zu mühsamen, oft

gehässigen Diskussionen in Vereinen, zu Missgunst. Deshalb ist es unumgänglich, dass dieser Bereich

transparent und in den Statuten und/oder in einem eigenen kleinen Reglement geregelt wird.

 

Spesen

Spesen sind Auslagen (bar, Zahlungen) im direkten Zusammenhang mit dem Amt und der Aufgabe eines

Vorstandsmitgliedes wie Büromaterial, Vereinssoftware, Porti, Telefongebühren, Fahrtkosten, Verpflegung,

Weiterbildung

des Vorstandes, kleinere Geschenke und Ähnliches. Die Rückerstattung dieser Kosten ist

problemlos, sofern sie sich innerhalb der Rahmenbedingungen des Kreisschreibens 25 der Schweizerischen

Steuerkonferenz («Muster-Spesenreglemente für Unternehmen und für Non-Profit-Organisationen»)

bewegen wie:

• grundsätzlich Benutzung öffentlicher Verkehr: Bahnbillette Halbtax, 2. Klasse;
• Autospesen CHF 0.70 pro km;
• Mahlzeiten auswärts: Mittagessen bis CHF 30, Nachtessen bis CHF 35.

Es ist auch möglich, eine jährliche Pauschale bis maximal CHF 1000 auszurichten, diese muss aber in

etwa den effektiven Auslagen entsprechen.

 

 

 

Wichtig:

1. Spesenvergütungen sollen immer gegen Originaldokumente wie Quittungen, quittierte Rechnungen, Kassenbons, Kreditkartenbelege oder Fahrspesenbelege erfolgen.
2. Die Spesen sollten in den verschiedenen Aufwandpositionen des Budgets enthalten sein.

Entschädigungen

Der Hauptzweck eines Vereins darf nicht die Erwerbstätigkeit sein; die Frage der Bezahlung von Vorstandsarbeit ist aber nicht weiter gesetzlich geregelt. In Vereinen, die wegen Gemeinnützigkeit steuerbefreit sind, muss unbezahlte Führungsarbeit geleistet werden. Allerdings sehen die ZEWO-Richtlinien vor, dass ein 100 Stunden übersteigender Zeitaufwand mit einem dem Non-Profit-Charakter angemessenen Honorar entschädigt werden kann.

 

Aufträge an Dritte (auch Vorstandsmitglieder oder deren Firmen) für einzelne operative Aufgaben wie

Buchhaltung, Administration, Projekte können als klar formulierte und zeitlich befristete Aufträge vergeben

und angemessen entschädigt werden. Aber Achtung: Diese Entschädigungen und Honorare haben Lohncharakter und sind sozialversicherungspflichtig.

 

Die Vorstandsmitglieder können für ihre Arbeit durch nichtgeldwerte Leistungen des Vereins wertgeschätzt

werden wie:

• Befreiung vom Mitgliederbeitrag (sofern in den Statuten vorgesehen);
• Kosten für Weiterbildungen einzelner Vorstandsmitglieder oder des Gesamtvorstands mit Nutzen für den Verein;
• jährlich auf Kosten des Vorstandes ein Essen, gemeinsamer Ausflug oder Ähnliches.

Unter Umständen sind die entschädigten Spesen und Naturalleistungen zu bescheinigen (Bescheinigungspflicht) und vom Begünstigten zu versteuern.

Löhne und Sozialversicherungen

AHV/IV/EO/ALV

Beitragspflichtig sind grundsätzlich Einkommen aus Erwerbstätigkeit (lediglich nichterwerbstätige Personen bezahlen ihre Beiträge aufgrund ihres Vermögens und ihres allfälligen Renteneinkommens); nicht

darunter fallen nichtgeldwerte Entschädigungen und Spesen.

 

 

Für Vereine im Kunst- oder Kulturbereich gilt die Freigrenze von CHF 2300 nicht. Sie müssen in jedem

Fall die AHV/IV/EO- und ALV-Beiträge vom Lohn abziehen.

 

 

Einzelne operative Arbeiten können als klar formulierte, zeitlich befristete Aufträge an Dritte (gegebenenfalls an einzelne Vorstandsmitglieder) vergeben und angemessen entschädigt werden. Solche Entschädigungen und Honorare haben Lohncharakter, und die Bestimmungen der Sozialversicherungen sind entsprechend zu beachten. Wird der Auftrag an eine selbstständig erwerbende Person vergeben und ist sie für diese Tätigkeit von der AHV-Ausgleichskasse anerkannt, obliegt es ihr, die Prämienpflicht zu erfüllen.

 

 

Handelt es sich dagegen bei der beauftragten Person um eine unselbstständig erwerbende Person

(Arbeitnehmende), gilt ein Lohn von maximal CHF 2300 im Kalenderjahr als beitragsbefreit, ausser die

beauftragte Person verlangt die Beitragszahlung.

 

 

Übersteigt die Entschädigung CHF 2300 im Kalenderjahr, ist der gesamte Lohn beitragspflichtig. Der Beitrag

beläuft sich auf 12,35%, welche je zur Hälfte zulasten des Vereins und des Arbeitnehmenden gehen.

Eine generelle Ausnahme von der AHV-Beitragspflicht gilt für Jugendliche bis zum Ende des Kalenderjahres,

welches dem 18. Geburtstag vorausgeht; für AHV-Empfänger gelten spezielle Bestimmungen.

 

Unfallversicherung

Werden ausschliesslich Arbeitnehmende mit geringfügigen Löhnen gemäss AHVG (maximal CHF 2300/

Kalenderjahr pro Arbeitnehmer) beschäftigt, besteht keine Pflicht zum Abschluss einer UVG-Versicherung.

Bei einem versicherten Unfall erbringt die Ersatzkasse die gesetzlichen Leistungen, und es ist die

Ersatzprämie geschuldet.

 

  

Berufliche Vorsorge

 

AHV-pflichtige Löhne über CHF 21 330 (Stand: 2019) unterstehen mit dem überschiessenden Teil der

beruflichen Vorsorge (BVG). Die Vorsorgepflicht gilt ab dem 1. Januar des Jahres, in welchem die versicherte

Person den 18. Geburtstag feiert, und endet mit Erreichen des AHV-Rentenalters. 18- bis 24-jährige

Personen sind lediglich gegen die Risiken Tod und Invalidität versichert. Das Alterssparen beginnt am

1. Januar, welcher dem 25. Geburtstag vorausgeht.

 

Das vereinfachte Verfahren für die Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge

Von diesem Verfahren kann der Verein als Arbeitgeber freiwillig Gebrauch machen. Es erleichtert die Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO/ALV/Familienzulagen) und gleichzeitig die Besteuerung des Mitarbeitenden. In erster Linie ist es gedacht für kurzfristige oder im Umfang geringe Arbeitsverhältnisse, wie sie zum Beispiel in Vereinen regelmässig vorkommen. Der Verein als Arbeitgeber

zieht für die Steuer und die Sozialversicherungen 5% (0,5% Direkte Bundessteuer, 4,5% Kantons- und

Gemeindesteuer) vom AHV-pflichtigen Lohn des Mitarbeitenden ab. Diesen Betrag muss der Verein

an die zugehörige Ausgleichskasse weiterleiten. Die Mitarbeitenden erhalten dann eine Bescheinigung

über die abgelieferte Steuer, die ihrer Steuerdeklaration beizulegen ist.

 

Voraussetzungen für das vereinfachte Verfahren

Der Verein als Arbeitgeber muss folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllen:

• der Lohn pro Arbeitnehmer/-in darf im Jahr CHF 21 330 (Stand: 2019) nicht übersteigen;
• die gesamte Lohnsumme des Betriebes darf pro Jahr CHF 56 880 (Stand: 2019; doppelte maximale jährliche Altersrente der AHV) nicht übersteigen;
• die Löhne des gesamten Personals müssen im vereinfachten Verfahren abgerechnet werden;
• die Abrechnungs- und Zahlungsverpflichtungen müssen ordnungsgemäss eingehalten werden.

Zu beachten ist, dass das vereinfachte Verfahren nicht immer möglich ist. So ist es beispielsweise für

Mitarbeitende aus dem Fürstentum Liechtenstein ausgeschlossen. Dasselbe gilt für Arbeitgeber mit Sitz

im Kanton Basel-Landschaft, Basel-Stadt, Bern, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt oder Wallis, die in

Frankreich wohnende Grenzgängerinnen und Grenzgänger in einem dieser Kantone beschäftigen.