Revision und Revisionsbericht
Kleine Vereine unterliegen grundsätzlich keiner Revisionspflicht und können sich auf eine sogenannte frei
geordnete Revision beschränken (Art. 69b Abs. 4 ZGB). Die meisten Vereine entscheiden sich aufgrund
von Statutenbestimmungen, einem Beschluss der Vereinsversammlung oder einem Beschluss des Vorstands
für eine sogenannte Laienrevision, auch wenn sie grundsätzlich auf eine Revision der Vereinsjahresrechnung verzichten könnten.
Für kleine Vereine besteht eine wichtige Ausnahme: Ein Vereinsmitglied, das einer persönlichen Haftung
oder Nachschusspflicht unterliegt, kann eine eingeschränkte Revision verlangen (Art. 69b Abs. 2 ZGB).
Ebenso können unter Umständen Dritte gewisse Anforderungen an die Vereinsrevision stellen. So fordert
beispielsweise die schweizerische Zertifizierungsstelle für gemeinnützige Spenden sammelnde Organisationen (ZEWO) mindestens eine «Review» (ähnlich einer eingeschränkten Revision), auch wenn der
Verein gesetzlich gesehen zu keiner Revision verpflichtet ist. Ebenso verlangen häufig öffentliche Leistungsfinanzierer (z.B. Kantone) eine bestimmte Revisionsart, z.B. eine eingeschränkte Revision. Erfolgt
freiwillig eine eingeschränkte oder ordentliche Revision, muss die Revisionsstelle nicht im Handelsregister
eingetragen werden.
Die Mehrzahl der Vereine schätzt den Mehrwert einer Revision: die Möglichkeit, Fehler in der Jahresrechnung zu vermeiden, betrügerischen Handlungen zuvorzukommen sowie ein positives Zeichen nach aussen zu setzen. Zweck der Laienrevision ist u.a., zu prüfen, ob die Jahresrechnung des Vereins mit
den gesetzlichen Vorschriften zur Rechnungslegung übereinstimmt und insbesondere auch, ob alle Vermögenswerte ausgewiesen und vorhanden, Schulden und Verpflichtungen erfasst sind. Die Laienrevision
stellt keine Garantie dar, dass keine Fehler in der Jahresrechnung enthalten sind.
Die ordentliche und die eingeschränkte Revision sind im Gesetz ausdrücklich geregelt. Die ordentliche
Revision ist sehr umfangreich und stellt hohe Anforderungen an die prüfende Person (u.a. spezifische
Fachkenntnisse, besondere Aus- und Weiterbildung). Die eingeschränkte Revision hat demgegenüber
zwar gewisse Erleichterungen, ist für Vereine dennoch eher aufwendig. Die Laienrevision als frei geordnete
Revision ist gesetzlich nicht geregelt; die strengen Bestimmungen zur ordentlichen und zur eingeschränkten Revision gelten nicht. Das bedeutet eine deutliche Erleichterung für Vereine in Bezug auf die auszuführenden Arbeiten, die Fachkenntnisse des Laienrevisors oder dessen Unabhängigkeit.
Weitere Informationen zur Revision von grossen Vereinen, sei es zur ordentlichen und zur eingeschränkten Revision oder zum Unterschied der verschiedenen Revisionsarten, finden Sie hier.
Anforderungen an den Laienrevisor
Der Laienrevisor kann Vereinsmitglied sein – muss es aber nicht sein. Um die Prüfung der Vereinsjahresrechnung angemessen ausführen zu können, sollte Folgendes berücksichtigt werden:
Unabhängigkeit Der Laienrevisor muss unabhängig sein und ein objektives sowie unbeeinflusstes Urteil über die Vereinsjahresrechnung abgeben. Befangenheit, Interessenkonflikte, vorgegebene Instruktionen (z.B. durch den Vereinsvorstand) oder andere Beeinflussungen dürfen den Laienrevisor bei der Überprüfung der Vereinsjahresrechnung in seinem Urteil nicht beeinträchtigen. Auch für den Laienrevisor gilt das Selbstprüfungsverbot: Die Person, welche für die Vereinsjahresrechnung verantwortlich ist, darf diese nicht prüfen und sie sollte auch kein Vorstandsmitglied sein.
Langjährige geschäftliche oder persönliche Beziehungen zwischen Laienrevisor und dem Verein, insbesondere der mit den Finanzen betrauten Person, können darüber hinaus bezüglich Unabhängigkeit als
kritisch angesehen werden. Ein No-Go sind sicherlich Konstellationen wie die Ehefrau als Präsidentin oder
Kassierin und der Ehemann als Revisor.
Fachkenntnisse
Der Laienrevisor sollte grundlegende Kenntnisse der Buchhaltung und Rechnungslegung, zu Lohnabrechnungen und Sozialversicherungen (sofern der Verein Angestellte hat) sowie zur Mehrwertsteuer
haben. Wie umfangreich und spezifisch diese Kenntnisse sein sollten, ist dabei letztlich immer abhängig
von der Grösse, der Tätigkeit und dem Umfeld des Vereins. Oftmals ist der Laienrevisor auch Ansprechpartner des Kassiers oder des Vorstandes bei Fragen des Rechnungswesens oder der Finanzen.
Rotation
Wahl und Amtszeit sowie Wiederwahl des Revisors oder der Revisoren (oftmals sind es auch zwei Revisoren)
sollten in den Statuten geregelt sein. Es kann auch sinnvoll sein, jeweils einen Ersatzrevisor zu bestimmen
für den Fall, dass der gewählte Revisor an der Überprüfung der Jahresrechnung verhindert ist.
Die Statuten können auch eine Amtszeitbeschränkung des Revisors vorsehen. Dies ist aber nicht unbedingt
notwendig, insbesondere da es oftmals auch schwerfällt, geeignete Personen für dieses Amt zu
finden.
Statuten zur Revision
Um die Laienrevision im Verein zu regeln, empfehlen sich entsprechende Bestimmungen in den Statuten.
Aus den Musterstatuten
Die Mitgliederversammlung wählt [Anzahl] Rechnungsrevisoren oder eine juristische Person, welche die
Buchführung kontrollieren und mindestens einmal jährlich eine Stichkontrolle durchführen. Die Revisionsstelle erstattet dem Vorstand zuhanden der Mitgliederversammlung Bericht und Antrag. Die Amtszeit beträgt [Anzahl Jahre]. Wiederwahl ist möglich. (Musterstatuten)
Ablauf der Revision
Ziel und Gegenstand der Laienrevision sind nicht gesetzlich geregelt, deshalb sind für mögliche Vorgaben
die Statuten zu konsultieren.
Prüfungsvorbereitung
Der Laienrevisor legt die konkreten Prüfungsschritte fest. Dabei berücksichtigt er Folgendes:
– Statuten;
– Reglemente;
– Vorstandsprotokolle;
– Verträge;
– Mitgliederlisten mit Ein- und Austritten;
– letzte Jahresrechnung;
– Budget.
Prüfungsgegenstände
Konkret sollte der Laienrevisor im Minimum Folgendes prüfen:
Um sich zusätzlich ein Bild vom Verein, von dessen Tätigkeiten und letztlich der Vereinsjahresrechnung zu
machen, kann der Laienrevisor beispielsweise folgende Prüfungshandlungen vornehmen:
Deliktische Handlungen
Trotz sorgfältiger Arbeiten kann der Laienrevisor betrügerische Handlungen nicht ausschliessen, insbesondere weil sein Augenmerk nicht im Speziellen auf solchen Verstössen liegt. Nichtsdestotrotz kann er wichtige Warnsignale erkennen, die auf Unregelmässigkeiten im Bereich der Buchführung und der Rechnungslegung schliessen lassen.
Beispiel
Es existieren Berechtigungen zu Einzelunterschriften; Kassier wirkt überfordert und kann ad hoc keine groben Informationen zu den Finanzen geben; Revision wird kurzfristig (kurz vor der Mitgliederversammlung) angesetzt; Unregelmässigkeiten in der Buchführung und der Rechnungslegung; Kassier oder Personen aus dem Vorstand haben finanzielle Probleme; kritische Fragen sind unerwünscht.
Darüber hinaus bieten die Digitalisierung und die elektronische Geschäftsabwicklung, nebst ihren Vorteilen,
auch vermehrt Möglichkeiten zu betrügerischen Handlungen. So sollten sich Laienrevisoren nicht
mehr nur auf den physischen Bankbeleg abstützen, der leicht gefälscht werden kann. Es empfiehlt sich,
einen direkten Einblick in das E-Banking des Vereins zu nehmen.
Revisionsbericht
Erst mit der Berichterstattung – eventuell mit einem umfassenden Bericht an den Vereinsvorstand und
einem zusammenfassenden Bericht an die Vereinsversammlung – ist die Laienrevision abgeschlossen.
Auch hierzu bestehen keine gesetzlichen Bestimmungen; möglicherweise sind in den Statuten Vorgaben
zur Berichterstattung (z.B. zum Adressaten) festgehalten.
Wichtig ist, dass im Revisionsbericht nur bestätigt wird, was tatsächlich auch geprüft wurde (z.B.
erwähnen, wo Stichproben vorgenommen wurden) und dass die Zahlen mit der Vereinsrechnung übereinstimmen.
Zudem sollten die Formulierungen des möglichen Auftrages, der Benennung des Organs (wie Revisoren, Revisionsstelle, Kontrollstelle) mit den Statuten übereinstimmen. Überdies ist es nicht
verboten, dem Kassier für seine Arbeit zu danken.
Beispiel
Bericht der Rechnungsrevisoren über die Vereinsrechnung an die ordentliche Generalversammlung des Vereins Name, Ort
Als Rechnungsrevisoren haben wir die Buchführung und die Vereinsrechnung, bestehend aus Bilanz und Erfolgsrechnung des Vereins Name, mit Sitz in Ort, für das am 31. Dezember 20XX abgeschlossene Vereinsjahr geprüft. Für die Vereinsrechnung ist der Vorstand verantwortlich, während unsere Aufgabe darin besteht, diese zu prüfen und zu beurteilen.
Aufgrund unserer stichprobenweise vorgenommenen Prüfungen bestätigen wir, dass
– die Bestandessaldi der Bilanz nachgewiesen sind,
– die Belege mit der Buchhaltung übereinstimmen,
– die Buchhaltung ordnungsgemäss und sauber geführt ist.
Gemäss unserer Beurteilung entsprechen die Buchführung und die Vereinsrechnung dem schweizerischen Gesetz und den Statuten.
Wir empfehlen, die vorliegende Vereinsrechnung mit einem Gewinn/Verlust von XXX.XX CHF und einem Eigenkapital von XXX.XX CHF zu genehmigen.
Ort, Datum
Die Rechnungsrevisoren
Name Revisor 1 Name Revisor 2
Beilage Vereinsrechnung
Quelle: In Anlehnung an Nussbaumer (2016), S. 24.
Noch ein Hinweis für professionelle Revisoren: Ist die Person, welche die Prüfung des Vereins vornehmen
soll, Einzelmitglied (nicht aber ein Mitgliedsunternehmen) von EXPERTsuisse, so ist diese nicht an die
beruflichen und fachlichen Verlautbarungen von EXPERTsuisse gebunden – sofern sie sich nicht explizit
darauf bezieht. Andernfalls muss sie beispielsweise die Richtlinie zur Unabhängigkeit einhalten oder die
Laienrevision in Form einer Review nach PS 910 durchführen.
Weitere nützliche Hilfsmittel, die uns zur Verfügung gestellt wurden, finden Sie hier:
Vermeidung finanzieller Risiken
Auch für kleine Vereine gilt es, Spenden, Mitgliederbeiträge und öffentliche Gelder dem Zweck entsprechend zu verwenden, die eigenen Vermögenswerte und das Vereinskapital zu schützen, effiziente Prozesse auszugestalten sowie eine korrekte Vereinsjahresrechnung aufzustellen. Ein einfach aufgebautes
Internes Kontrollsystem (IKS) unterstützt hierbei den Verein. Grundsätzlich bestehen für Vereine keine
spezifischen Regelungen zum IKS.
Wichtige Massnahmen zur internen Kontrolle in kleinen Vereinen:
Weitergehende Regelungen betreffen Vereine, die der ordentlichen Revision unterstehen, Swiss GAAP
FER 21 anwenden, besonderen Auflagen eines öffentlichen Leistungsfinanzierers (z.B. Kanton) unterliegen
oder das Gütesiegel der schweizerischen Zertifizierungsstelle für gemeinnützige Spenden sammelnde
Organisationen (ZEWO) tragen.
Interne Kontrolle ist Aufgabe des Vereinsvorstands. Für die operative Umsetzung kann er Ressort- und
Prozessverantwortliche einsetzen. Ebenso ist der Umfang festzulegen, z.B. Kontrolle der gesamten Vereinsprozesse und -tätigkeiten versus Kontrollfokus auf Schlüsselprozesse und -bereiche.
Interne Kontrollen sind insbesondere dort sinnvoll, wo viele wesentliche Risiken bestehen (d.h., ein Fehler
tritt sehr wahrscheinlich auf und/oder der Fehler hat eine grosse Auswirkung). Um die richtigen Massnahmen festzulegen, muss der Verein:
Insgesamt sollte darauf geachtet werden:
Ein einfach zu handhabendes und übersichtliches Tool stellt die Risiko-Kontroll-Matrix dar, in der mindestens das Prozessziel die möglichen Risiken die zugehörigen Massnahmen und Verantwortlichkeiten
genannt sind. Dieses Tool kann den Verein bei den genannten Schritten unterstützen und bietet eine gute
Übersicht.
Die interne Kontrolle eines Vereins beschränkt sich nicht auf Dokumentationen und Handbücher, sondern
ist in dessen Prozesse eingebettet und wird aktiv umgesetzt.
Darüber hinaus ist eine Berichterstattung über den Zustand der Massnahmen zur Vermeidung finanzieller
Risiken relevant. So können beispielsweise Vereinsmitglieder oder Mitarbeitende des Vereins die Vereinsführung und den Vorstand auf mögliche Kontrollmängel hinweisen.