Rechungswesen, Rechungslegung, Budget

Obwohl der Vorstand für die finanzielle Führung und die damit verbundenen Bücher verantwortlich ist, kommt dem Kassier in diesem Bereich die tragende Rolle zu; dies auch im Sinne des finanziellen «Gewissens» des Vereins. Er oder sie muss über gute kaufmännische Kenntnisse und, wo möglich, Erfahrung verfügen, welche zur Führung des Finanz- und Rechnungswesens befähigen. Ebenso wichtig ist zudem eine integre, zuverlässige, ordnungsliebende und teamfähige Persönlichkeit, welche mit Geld umgehen kann.

 

Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung

 

 

Art. 957 Abs. 2 Ziff. 2 OR führt aus, dass Vereine, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage Buch führen

müssen.

 

Vereine, die sich ins Handelsregister eintragen müssen, sind solche, die

· ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben, oder

· der ordentlichen Revision unterstehen.

 

Ein mehrwertsteuerpflichtiger Verein darf, sofern er sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen muss,

eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung führen. Wir empfehlen aber auch in diesem Falle eine ordentliche

(doppelte) Buchführung, um alle Anforderungen der MWST zu erfüllen.

 

Folgende Indizien, die nicht zwingend kumulativ zu erfüllen sind, können auf eine nach kaufmännischer Art geführte Tätigkeit hinweisen, der statutarische Zweck ist dabei nicht massgeblich:

• mehrere Arbeitnehmende;
• betriebswirtschaftlich geprägte Abläufe mit Hierarchiestufen (Leiter/Angestellte) und Arbeitstellungen;
• anspruchsvolle Organisation des Unternehmens (Öffnungszeiten, Notfalldienst, Tochtergesellschaften);
• hohe Umsatzzahlen;
• hohe Kosten für Buchhaltung oder Rechtsberatung;
• kostspielige Infrastruktur;
• Beanspruchung von Fremdkapital in erheblichem Ausmasse.

 

 

Nach Art. 61 Abs. 1 ZGB kann sich ein Verein «freiwillig» ins Handelsregister eintragen lassen, wenn die

Vereinsstatuten angenommen und der Vorstand bestellt ist. Dieser muss aber ebenfalls nur über die Einnahmen

 

und Ausgaben sowie die Vermögenslage Buch führen.

 

Arten der Buchführung

Vereine, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, können lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen („Milchbüchlein“).

Für die übrigen Vereine gelten die Buchführungs- und Rechnungslegungsvorschriften nach Art. 957-960 OR (doppelte Buchhaltung). Für Vereine, die zur ordentlichen Revision verpflichtet sind, gelten zusätzliche Anforderungen.

Die Buchführung bildet die Grundlage der Rechnungslegung. Sie erfasst diejenigen Geschäftsvorfälle und Sachverhalte, die für die Darstellung der Vermögens- und Ertragslage des Vereins (wirtschaftliche Lage) notwendig sind.

Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten auch bei der "Milchbüchleinrechnung":

• vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte
• Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge;
• Klarheit und Verständlichkeit;
• Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Vereins;
• Nachprüfbarkeit.

 

Dies bedeutet z.B., dass bei allen Einnahmen und Ausgaben ausser dem Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls auch die Namen der Leistungserbringer und der -empfänger anzugeben sind. Bei den Ausgaben ist immer auch der Zahlungsgrund oder -zweck zu vermerken.

 

Die Buchführung erfolgt in der Landeswährung oder in der für die Vereinstätigkeit wesentlichen Währung und erfolgt in einer der Landessprachen oder in Englisch.

 

Grundsätze der Rechnungslegung

Die Rechnungslegung soll die wirtschaftliche Lage des Vereins so darstellen, dass sich die Vereinsmitglieder wie eventuell auch Dritte (Geldgeber, Sponsoren, Behörden usw.) ein zuverlässiges Urteil bilden können. Sie erfolgt in der Jahresrechnung, die sich aus der Bilanz und der Erfolgsrechnung zusammensetzt. Die Jahresrechnung ist um einen Anhang zu ergänzen, wenn eine Eintragungspflicht ins Handelsregister besteht. Selbstverständlich kann ein Anhang freiwillig erstellt werden.

 

Die Grundsätze ordnungsmässiger Rechnungslegung sind:

• Klarheit und Verständlichkeit;
• Vollständigkeit;
• Verlässlichkeit;
• Wesentlichkeit;
• Vorsichtsprinzip;
• Stetigkeit (stets die gleichen Massstäbe);
• Verrechnungsverbot von Aktiven und Passiven sowie Aufwand und Ertrag.

 

Organisation des Rechnungswesens

Der Kassier verwaltet die Finanzen des Vereins. Dazu gehören unter anderem folgende Aufgaben:

• Verwaltung des Vermögens (insbesondere Bankvermögen);
• Rechnungsstellung Mitgliederbeiträge und deren Inkasso sowie das Mahnwesen;
• Bezahlung aller Rechnungen;
• Führen der Buchhaltung;
• Erstellen und Überwachung des Budgets;
• Erstellen des Jahresabschlusses mit Bilanz und Erfolgsrechnung, eventuell Anhang;
• als Mitglied des Vorstands: Stellungnahme insbesondere zu finanziellen Fragen.

 

Wer das Amt des Kassiers übernehmen möchte, sollte sich unter anderem folgende Fragen stellen, die

meisten davon an den aktuellen Amtsinhaber:

• Kann ich die notwendige Zeit für dieses Amt aufwenden? Habe ich die notwendigen Fachkenntnisse?
• Wie werden die Bankkonten geführt? Wer ist zeichnungsberechtigt?
• Wie werden die Mitgliederbeiträge erhoben und wie werden diese bezahlt?
• Hat der Verein ausstehende Forderungen oder unbezahlte Verbindlichkeiten?
• Mit welchem System werden Buchhaltung und Mitgliederverwaltung geführt?
• Wo werden die finanziellen Unterlagen aufbewahrt?
• Welche Dokumente sind dem Vorstand oder den Behörden einzureichen?
• Wie sieht das Budget für das kommende Jahr aus?

 

Ordnung ist das halbe Leben: Für das Aufbewahren und das Wiederauffinden bieten sich Ordner mit

Register, Hängemäppchen oder eine Cloud-Lösung an; Ordner sollten Unterteilungen wie Korrespondenz,

Budget, Jahresrechnung, Kontoblätter, Protokolle, Kassabelege, Bankbelege, offene Mitgliederbeiträge,

unbezahlte Rechnungen aufweisen.

 

Das Führen einer Milchbüchleinrechnung kann mittels Kassa-/Bankbüchern erfolgen oder mit Exceltabellen; das Führen einer doppelten Buchhaltung benötigt eine entsprechende Softwarelösung (siehe 2.6).

 

Bei kleinen Vereinen wird meist ein Kassabuch geführt (heute oft eine Exceltabelle) sowie ein Bankkonto.

Die Belege werden am besten nummeriert und direkt zusammen mit der Bankgutschrift oder Bankbelastung abgelegt. Die Belege werden kontiert (mit Kontennummern versehen), und nach Möglichkeit

sollte eine Verbuchung periodisch erfolgen (monatlich/quartalsmässig oder bei sehr kleinen

Verhältnissen jährlich).

 

Gemäss den gesetzlichen Vorschriften ist zwar nur eine Finanzbuchhaltung notwendig. Das Führen von Hilfsbuchhaltungen kann sinnvoll sein, hängt aber letztlich von der Vereinsgrösse, der Anzahl der Belege und den Bedürfnissen des Vereins ab. Unter Hilfsbuchhaltungen wird die Führung von vielen gleichartigen

Tatbeständen in einem separaten Buchungskreis verstanden. Beispiele sind: Debitoren-, Kreditoren-,

Lohn-, Anlagen- sowie Wertschriften- und Liegenschaftsbuchhaltung.

 

In der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung wird für jeden einzelnen Kunden oder Lieferanten ein Konto

geführt. Darin werden alle Bewegungen (Rechnungen, Zahlungen) verbucht. Das Gesamttotal wird dann

ins Hauptbuch der Finanzbuchhaltung übertragen.

 

Bei der Offenpostenbuchhaltung werden Rechnungen nicht verbucht. Geschäftsfälle werden erst bei der

Zahlung erfasst. Die Zahlungskontrolle erfolgt ausserhalb der Buchhaltung, aufgrund von Belegen, die

als «unbezahlte Rechnungen» abgelegt sind. Beim Abschluss wird der Bestand aufgrund der tatsächlich

offenen Rechnungen angepasst. Bei kleineren Datenmengen kann die Führung einer Offenpostenbuchhaltung sinnvoll sein. Sind jedoch etliche Rechnungen und Zahlungen zu verbuchen, empfiehlt es sich, eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zu führen.

 

Per Bilanzstichtag (meist 31.12.) ist die Erstellung der Erfolgsrechnung für das Vereinsjahr angesagt, deren

Saldo einen Jahresgewinn oder Jahresverlust ergibt, sowie eine Zusammenstellung aller Vermögenswerte

und Schulden (Bilanz). In einfachen Verhältnissen genügt die Milchbüchleinrechnung.

 

Sind Sie dafür besorgt, dass per Bilanzstichtag alle Guthaben (Mitgliederbeiträge) bezahlt sind, und andererseits, dass Sie frühzeitig alle Aufwandsrechnungen erhalten und diese wenn immer möglich vor dem Bilanzstichtag bezahlen. Damit lassen sich Abgrenzungsbuchungen vermeiden; bei einer klassischen

Milchbüchleinrechnung stellt dies sicher, dass die Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst sind.

 

Ist der Abschluss erstellt, müssen die Revision organisiert und danach die Unterlagen für die Mitglieder sowie die Präsentation für die Mitgliederversammlung, inklusive Budget, in ihre endgültige Form gebracht werden.

 

Kontenplan

Für die systematische, sachlogische und einheitliche Erfassung der Geschäftsvorfälle beziehungsweise

Buchungen in Konten benötigt der Verein einen Kontenplan. In der Schweiz hat sich seit Jahrzehnten der

«Schweizer Kontenrahmen KMU» durchgesetzt, welcher auch in einer vereinfachten Form als «Schulkontenrahmen » erschienen ist. Die Mindestgliederung der Bilanz und Erfolgsrechnung nach OR ist einzuhalten und ebenso die Reihenfolge der verschiedenen Positionen. Anpassungen speziell für Vereine erfolgen in den Mustervorlagen insbesondere im Eigenkapitalbereich der Bilanz und im Ertragsbereich der Erfolgsrechnung. Die Tiefe der Gliederung, das heisst die Anzahl der verschiedenen einzelnen Konti, richtet sich nach dem «Output», also den Positionen, welche man in Bilanz und Erfolgsrechnung zeigt. Der Kontenplan sollte so detailliert sein, dass man für den Abschluss direkt die Kontosaldi übernehmen kann und nicht ein einzelnes Konto noch mühsam nach verschiedenen Ausweispositionen aufteilen muss.

 

Der nachfolgende, einfache Musterkontenplan enthält keine Konti für Vereine, welche MWST-pflichtig sind.

Ebenso wird auf Konti für ausserordentlichen Aufwand und Ertrag verzichtet. Weitere Abänderungen sind

möglich. So ist es sicherlich zulässig, einen Zinsertrag auf das Bankkonto unter dem Ertrag zu zeigen und

nicht weiter unten in der Erfolgsrechnung im Finanzerfolg. Ebenso ist das Bruttoprinzip nicht akribisch

einzuhalten. So kann der Erfolg aus einer Veranstaltung direkt mit dem Saldo in die Erfolgsrechnung übernommen werden, ohne alle dazu führenden Aufwände und Erträge getrennt und einzeln zu verbuchen.

Eingefügt zwischen Fremd- und Eigenkapital wurden Konti für gebundene Fondsmittel, da sich über deren Charakter streiten lässt.

 

 

Software

Auf dem Markt sind günstige Softwarepakete für kleine KMU und auch auf Vereine spezialisierte zu

finden. Banken bieten ihren Kunden oftmals mit dem Zahlungsverkehr integrierte, kostengünstige

Vereinslösungen an.

 

Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware:

• Buchhaltung mit frei definierbarem Kontenplan (und vorteilhaft bereits auch mit Mustervorschlägen);
• Bilanz, Erfolgsrechnung, Budget (alle mit Vergleich Vorjahr);
• automatisches Erfassen und Einlesen von Debitoren und Kreditoren sowie Post- oder Bankeingängen (E-Banking).

 

Da oftmals der grösste, und manchmal auch «mühsamste», Arbeitsaufwand des Kassiers im Bereich des

Mitgliederbeitragsinkassos samt Mahnwesen liegt, macht es Sinn, dass eine entsprechende Lösung in

der Buchhaltungssoftware integriert oder zumindest Schnittstellen vorhanden sind:

• Mitgliederverwaltung mit Adressen, Kontakten, Mitgliederkategorien und Mutationen, Ein- und Austritten
  usw.;
• automatisiertes Erstellen der Beitragsrechnungen;
• Debitorenmodul für die Überwachung der Eingänge und das Mahnungswesen.

 

Je nach Verein könnte auch noch ein Lohnmodul gefragt sein.

 

Solange ein Verein nicht MWST-pflichtig ist und nicht allzu viele Konten und Buchungen beansprucht,

kann die Buchhaltung in einer selber programmierten Exceltabelle geführt werden. Wir empfehlen jedoch

grundsätzlich eine doppelte Buchhaltung.

 

 

Aufbewahrung der Geschäftsbücher

Die Jahresabschlüsse mit Bilanz und Erfolgsrechnung, eventuellen Anhängen, die Belege und Revisionsberichte sowie Protokolle der Sitzungen und Versammlungen sind unterzeichnet während 10 Jahren aufzubewahren.

 

Die erwähnten Unterlagen können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Die entsprechenden Vorschriften sind in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt.

 

In einem Verein ist es zudem sinnvoll, wenn bei Wechsel von Funktionsträgern (Präsident, Kassier, Aktuar)

Dokumente mittels Aufstellung und Quittung weitergegeben werden.

 

Jahresrechnung

 Mindestgliederung (Art. 959a OR)

Die Aktiven müssen ihrem Liquiditätsgrad und die Passiven ihrer Fälligkeit entsprechend in der vorgegebenen Reihenfolge gemäss Mindestgliederungsschema des OR ausgewiesen werden. 

 

Erfassung und Bewertung von Aktiiven und Verbindlichkeiten (Art. 960 ff. OR)

Aktiven und Passiven werden in der Regel einzeln bewertet, sofern sie wesentlich sind und aufgrund ihrer Gleichartigkeit für die Bewertung nicht üblicherweise als Gruppe zusammengefasst werden. Die Bewertung muss vorsichtig erfolgen, darf aber die zuverlässige Beurteilung der wirtschaftlichen Lage des Vereins nicht verhindern.

 

Als Aktiven müssen Vermögenswerte bilanziert werden, wenn aufgrund vergangener Ereignisse über sie verfügt werden kann, ein Mittelzufluss wahrscheinlich ist und Ihr Wert verlässlich geschätzt werden kann. Andere Vermögenswerte dürfen nicht bilanziert werden. Aktiven sind höchstens zu den Anschaffungs- oder Herstellkosten zu bewerten.

 

Als Umlauflaufvermögen müssen die flüssigen Mittel bilanziert werden sowie andere Aktiven, die voraussichtlich innerhalb eines Jahres ab Bilanzstichtag zu flüssigen Mitteln werden oder anderweitig realisiert werden.

 

Verbindlichkeiten müssen als Fremdkapital bilanziert werden, wenn sie durch vergangene Ereignisse bewirkt wurden, ein Mittelabfluss wahrscheinlich ist und ihre Höhe verlässlich geschätzt werden kann. Verbindlichkeiten müssen zum Nennwert erfasst werden. Als kurzfristig müssen die Verbindlichkeiten bilanziert werden, die voraussichtlich innerhalb eines Jahres ab Bilanzstichtag zur Zahlung fällig werden.

Als langfristig müssen alle übrigen Verbindlichkeiten bilanziert werden, die nicht innert einem Jahr zur Zahlung fällig werden.

 

Lassen vergangene Ereignisse einen Mittelabfluss in künftigen Geschäftsjahren erwarten, so müssen die voraussichtlich erforderlichen Rückstellungen zulasten der Erfolgsrechnung gebildet werden.

 

Mittel, die einem von Dritten bestimmten, die Verwendung einschränkenden Zweck unterliegen, sind als zweckgebundene Fonds auf der Passivseite auszuweisen.

 

Ist ein Verein ganz von den Steuern befreit, können ausschliesslich die handelsrechtlichen Bestimmungen und insbesondere das Vorsichtsprinzip angewandt werden. Andernfalls sind die Bestimmungen der entsprechenden Steuergesetze zu berücksichtigen.

 

Abgrenzungsfragen

Bei einer Milchbüchleinrechnung entfallen die zeitlichen und sachlichen Abgrenzungen. Wenn jedoch Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung nach Art. 957 ff. besteht, müssen die Aufwände und Erträge in zeitlicher und sachlicher Hinsicht abgegrenzt werden. 

 

Budget

Das Budget ist ein Planungsinstrument. Es ist Aufgabe des Gesamtvorstandes, ein Jahresbudget zu erstellen. Je nach Vorgaben in den Statuten muss das Budget von der Mitgliederversammlung genehmigt oder dieser zur Kenntnisnahme vorgelegt werden.

Mit dem Budget werden die Erträge und Aufwände des neuen Vereinsjahres geplant und geschätzt. Es handelt sich um finanzielle «Leitplanken» für die Ausgaben des Vereins und eine Schätzung der Einnahmen, und oftmals dient es somit zur Festlegung der Mitgliederbeiträge.

 

Das Budget wird vom Kassier üblicherweise aufgrund der Vorjahreszahlen erstellt, unter Berücksichtigung der speziell im neuen Geschäftsjahr geplanten Aktivitäten wie Anlässe und Feste, aufwendige Broschüren oder Anschaffungen. Nach der Erstellung wird dieses im Gesamtvorstand besprochen und allenfalls nach Anpassungen der Mitgliederversammlung je nach Statuten zur Genehmigung oder Kenntnisnahme vorgelegt.

Bei grossen Investitionen wie der Bau eines Clubhauses muss darüber eine eigene Rechnung gemacht und den Mitgliedern vorgelegt werden, die insbesondere die Höhe der Investition, die Finanzierung (Mitglieder- oder Drittdarlehen) und die anschliessenden laufenden Kosten beziffert, ebenso allfällige Konsequenzen auf die Mitgliederbeiträge der nächsten Jahre. Die laufenden Kosten oder Amortisationen von Investitionen oder Darlehen finden dann anschliessend Eingang in das ordentliche Budget.

Stellt der Vorstand während des laufenden Vereinsjahres wesentliche Abweichungen zum verabschiedeten Budget fest, wie massive Ausgabenüberschreitungen oder grosse Ertragsausfälle, kann es empfehlenswert sein, eine ausserordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen oder mindestens die Mitglieder entsprechend zu informieren.

Musterbudget: Das Budget plant die Erträge und Aufwände und somit die Erfolgsrechnung (bzw. Einnahmen und Ausgaben) des Vereins und wird deshalb in der Regel in der gleichen Gliederung und mit den gleichen Positionen erstellt. So reicht es, in der Darstellung der Vereinsrechnung für das Budget eine zusätzliche Spalte einzufügen:

 

Erfolgsrechnung	IST Jahr 1	Budget Jahr 1	Vorjahr Jahr -1	Abweichung zu Budget	Abweichung zu Vorjahr	Budget Jahr +1
Mitgliederbeiträge	5’000	5’200	4’900	-200	+100	5’300
Gönnerbeiträge	900	1’000	700	-100	+300	900
………………