Entschädigungen, Spesen und Löhne

Finanzielle Entschädigungen an Vorstands- oder Vereinsmitglieder, Spesen oder Löhne und Vergütungen

mit Lohncharakter, welche CHF 2300 überschreiten (Ausnahme: Unternehmen im Kultur- und Kunstbereich;

da gibt es keine Freigrenze), verdienen eine hohe Aufmerksamkeit. Oftmals unterliegen solche Zahlungen

steuerlichen Vorgaben; es müssen Abgaben für Sozialversicherungen (AHV/IV/EO/ALV) entrichtet,

Unfallversicherungen abgeschlossen und eventuell sogar die berufliche Vorsorge geregelt werden, wenn

der Lohn über dem Koordinationsabzug liegt.

 

6.1 Entschädigungen und Spesen des Vorstandes

Die Frage der finanziellen Vergütungen an den Vorstand sollte transparent in den Statuten und/oder in

einem eigenen (kleinen) Reglement geregelt werden.

 

Spesen

Spesen sind Auslagen (bar, Zahlungen) im direkten Zusammenhang mit dem Amt und der Aufgabe eines Vorstandsmitglieds, wie z. B. Büromaterial, Vereinssoftware, Porti, Telefongebühren, Fahrtkosten, Verpflegung, Weiterbildung des Vorstands, kleinere Geschenke und Ähnliches. Die Rückerstattung dieser Kosten ist problemlos, sofern sie sich innerhalb der Rahmenbedingungen des Kreisschreibens 25 der Schweizerischen Steuerkonferenz («Muster-Spesenreglemente für Unternehmen und für Non-Profit-Organisationen») bewegen wie:

• grundsätzlich Benutzung öffentlicher Verkehr: Bahnbillette Halbtax, 2. Klasse; wenn während der Zugfahrt gearbeitet wird, ist 1. Klasse möglich
• Autospesen CHF 0.70 pro km;
• Mahlzeiten auswärts: Mittagessen bis CHF 30, Nachtessen bis CHF 35.

 Wichtig:

1. Spesenvergütungen sollen immer gegen Originaldokumente wie Quittungen, quittierte Rechnungen, Kassenbons, Kreditkartenbelege oder Fahrspesenbelege erfolgen.
2. Die Spesen sollten in den verschiedenen Aufwandpositionen des Budgets enthalten sein.

Entschädigungen

Der Hauptzweck eines Vereins darf nicht die Erwerbstätigkeit sein; die Frage der Bezahlung von Vorstandsarbeit

ist aber nicht weiter gesetzlich geregelt. In Vereinen, die wegen Gemeinnützigkeit steuerbefreit

sind, muss unbezahlte Führungsarbeit geleistet werden. Allerdings sehen die Zewo-Richtlinien vor,

dass ein 100 Stunden übersteigender Zeitaufwand mit einem dem Non-Profit-Charakter angemessenen

Honorar entschädigt werden kann.

 

Aufträge an Dritte (auch Vorstandsmitglieder oder deren Firmen) für einzelne operative Aufgaben wie Buchhaltung, Administration, Projekte können als klar formulierte und zeitlich befristete Aufträge vergeben und angemessen entschädigt werden. Aber Achtung: Diese Entschädigungen und Honorare haben Lohncharakter und sind sozialversicherungspflichtig.

Werden neben einem Sitzungsgeld auch Spesen entschädigt, werden von der AHV maximal

CHF 120 für eine halbtätige Sitzung

CHF 200 für eine ganztägige Sitzung als Spesen akzeptiert.

Wird bei einer ehrenamtlichen Funktion kein Sitzungsgeld, sondern eine feste Entschädigung vereinbart,

so gilt eine solche Entschädigung bis CHF 500 pro Jahr als nicht AHV-pflichtig.

Die Vorstandsmitglieder können für ihre Arbeit durch nichtgeldwerte Leistungen des Vereins wertgeschätzt

werden wie:

Befreiung vom Mitgliederbeitrag (sofern in den Statuten vorgesehen);

Kosten für Weiterbildungen einzelner Vorstandsmitglieder oder des Gesamtvorstands mit Nutzen für den Verein;

jährlich auf Kosten des Vorstands ein Essen, gemeinsamer Ausflug oder Ähnliches.

Die entschädigten Spesen und Naturalleistungen sind zu bescheinigen (Bescheinigungspflicht) und vom

Begünstigten allenfalls zu versteuern.

 

Löhne und Sozialversicherungen

AHV/IV/EO/ALV

Beitragspflichtig sind grundsätzlich Einkommen aus Erwerbstätigkeit (lediglich nichterwerbstätige Personen bezahlen ihre Beiträge aufgrund ihres Vermögens und ihres allfälligen Renteneinkommens); nicht darunter fallen nichtgeldwerte Entschädigungen und Spesen.

 

 

Für finanzielle Entschädigungen an Vorstands- oder Vereinsmitglieder gilt eine Freigrenze von CHF 2300.

Achtung: Für Privathaushalte, Vereine im Kunst- oder Kulturbereich gilt die Freigrenze hingegen nicht. Sie

müssen in jedem Fall die AHV/IV/EO- und ALV-Beiträge vom Lohn abziehen.

 

 

Einzelne operative Arbeiten können als klar formulierte, zeitlich befristete Aufträge an Dritte (gegebenenfalls

an einzelne Vorstandsmitglieder) vergeben und angemessen entschädigt werden. Solche Entschädigungen

und Honorare haben Lohncharakter, und die Bestimmungen der Sozialversicherungen sind entsprechend zu beachten, ausser, sie sind im Auftragsverhältnis erfolgt und somit Dienstleistungserträge für den Empfänger.

 

Wird der Auftrag an eine selbstständig erwerbende Person vergeben und ist sie für diese Tätigkeit von der

AHV-Ausgleichskasse anerkannt, obliegt es ihr, die Prämienpflicht zu erfüllen.

 

 

Handelt es sich dagegen bei der beauftragten Person um eine unselbstständig erwerbende Person

(Arbeitnehmende), gilt ein Lohn von maximal CHF 2300 im Kalenderjahr als beitragsbefreit, es sei denn,

die beauftragte Person verlangt die Beitragszahlung (Vereine im Kunst- oder Kulturbereich haben keinen

Freibetrag).

 

 

Übersteigt die Entschädigung CHF 2300 im Kalenderjahr, ist der gesamte Lohn beitragspflichtig. Der Beitrag

beläuft sich auf 12,8 % (10,6 % AHV/IV/EO; 2,2 % ALV), welche je zur Hälfte zulasten des Vereins und

des Arbeitnehmenden gehen. Eine generelle Ausnahme von der AHV-Beitragspflicht gilt für Jugendliche

bis zum Ende des Kalenderjahres, welches dem 18. Geburtstag vorausgeht; für AHV-Empfänger gelten

spezielle Bestimmungen.

 

Unfallversicherung

Werden ausschliesslich Arbeitnehmende mit geringfügigen Löhnen gemäss AHVG (maximal CHF 2300 pro Kalenderjahr pro Arbeitnehmer) beschäftigt, besteht keine Pflicht zum Abschluss einer UVG-Versicherung. Dies wäre aber mit der Versicherung abzuklären, da der Verein für Schäden auch bei geringfügigem Lohn haftet. Bei einem versicherten Unfall erbringt die Ersatzkasse die gesetzlichen Leistungen, und es ist die Ersatzprämie geschuldet.

 

 

Neue Regelung per 1.7.2024 für Vereine des Breitensports

Sportlerinnen und Sportler sowie Trainerinnen und Trainer mit einem Einkommen tiefer als CHF 9800 pro

Jahr müssen sich nicht mehr beim Verein eines Breitensports obligatorisch gegen Unfälle versichern. Ein Unfall, der z. B während eines Trainings passiert, wird durch die NBU-Versicherung des Hauptarbeitgebers oder durch die Krankenkasse (nur bei Nichterwerbstätigen) abgedeckt. Diese Regelung gilt nur, wenn in den entsprechenden Funktionen keine Person ein höheres Einkommen hat. Sobald der Betrag von CHF 9800 von einem Mitglied in der entsprechenden Funktion überschritten wird, müssen alle Personen, welche in den bezeichneten Tätigkeiten arbeiten, der Unfallversicherung unterstellt werden.  

 

Berufliche Vorsorge

 

AHV-pflichtige Löhne über CHF 22 050 (Stand: 2024) unterstehen mit dem überschiessenden Teil der beruflichen

Vorsorge (BVG). Die Vorsorgepflicht gilt ab dem 1. Januar des Jahres, in welchem die versicherte Person den 18. Geburtstag feiert, und endet mit Erreichen des AHV-Referenzalters. 18- bis 24-jährige Personen sind lediglich gegen die Risiken Tod und Invalidität versichert. Das Alterssparen beginnt am 1. Januar, welcher dem 25. Geburtstag vorausgeht.

 

Das vereinfachte Verfahren für die Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge

Von diesem Verfahren kann der Verein als Arbeitgeber freiwillig Gebrauch machen. Es erleichtert die Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO/ALV/Familienzulagen) und gleichzeitig die Besteuerung des Mitarbeitenden. In erster Linie ist es gedacht für kurzfristige oder im Umfang geringe Arbeitsverhältnisse, wie sie zum Beispiel in Vereinen regelmässig vorkommen. Der Verein als Arbeitgeber zieht neben dem Arbeitnehmendenanteil der Sozialversicherungen (AHV/IV/EO/ALV 6.4 %) für die Steuer 5 % (0,5 % Direkte Bundessteuer, 4,5 % Kantons- und Gemeindesteuer) vom AHV-pflichtigen Lohn des Mitarbeitenden ab. Diese Beiträge muss der Verein an die zugehörige Ausgleichskasse weiterleiten. Die Mitarbeitenden erhalten dann eine Bescheinigung über die abgelieferte Steuer, die ihrer Steuerdeklaration beizulegen ist. Der Verein haftet als Arbeitgeber für die Quellensteuer.

 

Voraussetzungen für das vereinfachte Verfahren

Der Verein als Arbeitgeber muss folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllen:

• der Lohn pro Arbeitnehmer/-in darf im Jahr CHF 22 050 (Stand: 1.1.2024) nicht übersteigen;
• die gesamte Lohnsumme des Betriebes darf pro Jahr CHF 58 800 (Stand: 1.1.2024) – das ist die
  doppelte maximale jährliche Altersrente der AHV – nicht übersteigen;
• die Löhne des gesamten Personals müssen im vereinfachten Verfahren abgerechnet werden;
• die Abrechnungs- und Zahlungsverpflichtungen müssen ordnungsgemäss eingehalten werden;
• eine Unfallversicherung gemäss UVG muss auch für diese Mitarbeitenden vorhanden sein.

Zu beachten ist, dass das vereinfachte Verfahren nicht immer möglich ist. So ist die Anwendung beispielsweise

für Grenzgängerinnen und Grenzgänger aus dem Fürstentum Liechtenstein ausgeschlossen. Dasselbe gilt für Arbeitgeber mit Sitz im Kanton Basel-Landschaft, Basel-Stadt, Bern, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt oder Wallis, die in Frankreich wohnende Grenzgängerinnen und Grenzgänger in einem dieser Kantone beschäftigen. Ferner ist die vereinfachte Abrechnung für Kapitalgesellschaften (AG, GmbH usw.) und Genossenschaften nicht möglich.

 

Die Thematik von Entschädigungen, Spesen und Löhnen ist äusserst komplex und kann im schlimmsten Fall zu kostspieligen finanziellen Konsequenzen führen. Aus diesem Grund empfehlen wir, eventuelle Fragen und Unsicherheiten im Vorfeld mit der zuständigen Behörde (z. B. Steueramt, Ausgleichskasse) oder einer erfahrenen

Fachperson zu klären.

 

Buchtipp: